Как использовать время максимально эффективно
1. Поставьте себе цели
Когда у нас нет конкретных целей, очень легко «случайно» тратить время на ненужные занятия. А когда мы знаем, к чему стремимся, нам легче посвятить этому своё внимание и не отвлекаться.
Поставьте себе на год вперёд 3–5 основных целей в каждой жизненной сфере (работа, здоровье, отношения, саморазвитие, путешествия). Формулируйте цели очень конкретно и записывайте их в настоящем времени, как будто вы их уже достигли. Например: «Я свободно говорю по-английски (по-итальянски, по-китайски)». Всё, что вам нужно, — это записать свои цели и начать действовать.
2. Определите самые полезные занятия для достижения своих целей
Можете применить всем известный закон Парето (правило 80/20). Согласно этому закону 20% ваших усилий дают 80% результатов. Определите три самых важных задачи, которые в наибольшей степени полезны для достижения ваших целей, и уделяйте им больше всего времени.
3. Выработайте свой утренний ритуал
Правильный утренний ритуал поможет эффективно начать день. Включите в свой ритуал те занятия, которые помогут вам двигаться к вашей цели. Например, если вы хотите завести собственный блог, вам нужно писать хотя бы одну статью в неделю. Утром выделяйте 30–60 минут на то, чтобы писать.
Вот ещё несколько полезных советов для эффективного утреннего ритуала:
💧 Пейте воду. Ваш организм всю ночь не получал воду, пора восстановить водный баланс.
💧 Одержите маленькую победу — сделайте что-то, чем вы можете гордиться.
💧 Занимайтесь спортом. Подойдёт любой тип физической активности: йога, ходьба, бег, плавание.
4. Автоматизируйте, перепоручайте и исключайте неважные задачи
Обычно нам кажется, что мы всё должны делать самостоятельно. Однако это не так. Подумайте, что вы сегодня собирались сделать, и найдите менее важные задачи. Из них выберите, что можно автоматизировать, перепоручить кому-то другому или совсем исключить.
5. Запланируйте встречу с самим собой
Если на работе вам постоянно приходится общаться с большим количеством людей, обязательно запланируйте время, когда вы сможете полностью сосредоточиться на собственных задачах. В течение рабочего дня у вас может быть две-три встречи с самим собой.
6. Работайте с перерывами
Для этого отлично подходит всем известная «помидорная техника», разработанная в конце 1980-х годов как инструмент тайм-менеджмента. Согласно этому подходу нужно разбивать работу на интервалы по 25 минут, а затем делать пятиминутный перерыв. Это не только повышает продуктивность, но и помогает не переутомляться.
7. Отдыхайте
После выполнения большого объёма работы наш уровень энергии обычно снижается. В такой ситуации постарайтесь найти тихий уголок в офисе, где вы сможете посидеть с закрытыми глазами. Спать не обязательно, главное, чтобы организм расслабился.
8. Всегда рассчитывайте время с запасом
Если у вас впереди важное совещание или другое мероприятие, обязательно имейте в запасе немного времени на тот случай, если что-то пойдёт не так.
Например, если встреча назначена на 15:00, придите к 14:45. Просто на всякий случай. Также рассчитывайте собственный крайний срок для какого-то проекта за несколько дней до официального дедлайна.
9. Если что-то идёт не по плану, не расстраивайтесь
Даже если вы мастер продуктивности и тайм-менеджмента, вас всё равно ожидают непредвиденные проволочки, ведь очень часто мы зависим от внешних обстоятельств. Если вы сидите в очереди или ждёте опоздавшего коллегу, потратьте это время на чтение или интересный подкаст. И не расстраивайтесь.
10. Следите за тем, на что вы тратите своё время, и оценивайте результаты
Отмечайте, сколько времени у вас уходит на важные занятия, а в конце недели оценивайте результаты. Потратьте 30 минут, чтобы обдумать, что было продуктивным, а что нет. Это поможет заметить причины лишних трат времени.
11. Выделите время на домашние дела
Один день в неделю посвятите уборке, покупке продуктов и другим домашним делам, чтобы не тратить на это время в остальные дни.
12. Говорите «нет» совещаниям
Если у совещаний нет конкретной цели, то они не имеют смысла. В среднем в день может быть по три-четыре совещания, каждое по 30–60 минут. Спросите, какова цель совещания, на которое вас приглашают, и откажитесь, если оно совершенно не связано с вашей деятельностью. Конечно, это возможно не всегда, но если у вас получится, вы сэкономите время на более важные задачи.
13. Говорите «нет» электронной почте
Никакой электронной почты до тех пор, пока вы не закончили свой утренний ритуал. И вообще не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день. Если вы кому-то понадобитесь, вас найдут.
14. Говорите «нет» тому, что не соответствует вашим целям
Наряду с отслеживанием своих успехов, главное, что поможет вам не отклоняться от выработанного графика — умение говорить «нет». Помните, это не значит, что вы говорите «нет» окружающим, вы говорите «да» самому себе.
15. Поощряйте себя
Не обязательно расписывать всю свою жизнь по минутам. В конце продуктивной рабочей недели порадуйте себя целым днём или хотя бы парой часов отдыха.
16. Выработайте вечерний ритуал
В конце дня вспомните, что важного, хорошего и интересного сегодня произошло. Бенджамин Франклин, например, всегда спрашивал себя: «Что хорошего я сделал за сегодня?».
17. Отдохните от техники
За час до сна выключите компьютер, телефон и все остальные гаджеты. Лучше проведите время с близкими или почитайте.
Подводим итоги
На то, чтобы выработать привычку правильно распределять своё время, могут уйти годы. Помните, что вовсе не обязательно стремиться к идеалу. В данном случае гораздо важнее постоянство. Выберите способы, которые подходят именно вам, и действуйте!